Informasi

Segala Pengurusan Kepegawaian Tidak Dipungut Biaya Apapun...; Melayani Dengan Peduli Ikhlas dan Bertanggung Jawab Melayani Dengan Peduli Ikhlas dan Bertanggung Jawab Visi BKN : Menjadi Pembina dan Penyelenggara Manajemen Kepegawaian yang Profesional dan Bermartabat Segala Pengurusan Kepegawaian Tidak Dipungut Biaya Apapun...; Segala Pengurusan Kepegawaian Tidak Dipungut Biaya Apapun...; Melayani Dengan Peduli Ikhlas dan Bertanggung Jawab Melayani dengan Peduli, Iklas dan Bertanggungjawab ... ;
Rabu, 01 April 2020 - 10:36:53 WIB

Work From Home Pada Instansi Pemerintah


Diposting oleh : Teamweb
Kategori: Kepegawaian - Dibaca: 2.254 kali

Work From Home Pada Instansi Pemerintah
Beberapa bulan terakhir ini konsentrasi kita tertuju pada kondisi yang sedang terjadi di tanah air. Merebaknya virus korona yang mewabah di penjuru dunia yang akhirnya juga melanda Indonesia cukup menyita perhatian dari seluruh lini. Pandemik Covid-19 telah menjadi entitas penting dan genting yang harus segera ditangani dan diselesaikan pemerintah dan seluruh unsur masyarakat. Pandemik Covid 19 juga telah membukakan hal-hal yang selama ini belum terpikirkan maupun dilakukan baik aspek sosial, ekonomi, pendidikan, teknologi, hingga manajemen sumber daya manusia.

Apa hubungan pandemik ini dengan manajemen SDM? Dengan ekskalasi peningkatan penyebaran virus, pemerintah akhirnya mengambil kebijakan dengan menerapkan kerja tanpa harus hadir ke kantor, Work From Home (WFH). Meskipun tidak secara mutlak, namun kebijakan dianggap sebagai langkah progresif untuk mendukung upaya pengurangan penyebaran virus. Dengan persiapan yang sangat cepat, kebijakan WFH digulirkan. Targetnya sementara memang tidak muluk-muluk, yang penting wabah ini dapat dihambat penularannya.

Pemerintah telah mengintruksikan masyarakat untuk mengurangi kegiatan di luar rumah. Sekolah-sekolah telah diliburkan, kampus-kampus juga telah menutup kegiatan tatap muka dan menggantinya dengan kuliah online. Tidak ketinggalan, kantor-kantor juga merumahkan pegawaian dengan skenario WFH. Ini merupakan langkah strategis yang diambil pemerintah untuk pencegahan wabah virus corona yang semakin meluas. Lalu, bagaimana implementasi dari WFH ini?

Konsepsi Work From Home
Work from home merupakan istilah bekerja dari rumah. Pegawai tidak perlu datang ke kantor untuk absen maupun mengerjakan tugas. Mereka tidak harus disibukkan dengan berangkat pagi dan menghabiskan waktu dijalan. Semua tugas dapat dikerjakan dirumah secara fleksibel dengan pengaturan sebelumnya. Pada masa darurat bencana korona ini, skenario WFH mutlak digunakan untuk mengurangi penyebaran virus.

Pada instansi pemerintah, kebijakan WFH merupakan hal yang baru. Manajemen perkantoran yang lekat dengan birokrasi selama ini belum tersentuh dengan opsi WFH. Birokrasi masih memandang produktivitas hanya dapat dilihat secara kasat mata dengan absensi dan kehadiran. Munculnya kejadian luar biasa belakangan ini telah memaksa birokrasi lebih responsif dalam menerapkan kebijakan. Tidak tanggung-tanggung, presiden sendiri yang menginstruksikan supaya para aparatur dapat menjalankan tugasnya dari rumah. Siap tidak siap, manajemen birokrasi harus menyesuaikan diri dengan keadaan, menerapkan WFH secara simultan dan responsif.

Tantangan WFH
Dalam penerapan work from home khususnya pada instansi pemerintah, paling tidak terdapat dua aspek utama yang mengemuka baik kelebihan maupun kekurangan. Sebetulnya, melalui WFH instansi dapat mengambil tantangan menarik yang jika dapat dijalankan dapat meningkatkan kinerja organisasi. Melalui WFH, biaya operasional menurun, instansi dapat menghemat pengeluaran karena tidak perlu menyediakan komputer, tempat kerja, internet, listrik maupun atribut lainnya. Pegawaipun lebih hebat waktu maupun biaya karena tidak harus mengeluarkan biaya transportasi, dan yang paling penting adalah biaya psikologis saat harus mengejar waktu supaya tidak datang terlambat. WFH nyatanya lebih fleksibel bagi pegawai yang mendorong semangat kerja sepanjang dapat bertanggung jawab dengan pekerjaannya.

Statistik dari website emailanalytics.com menjelaskan bahwa 77% pekerja WFH produktifitas kerjanya meningkat. Hal ini terjadi karena tingkat stres bekerja semakin berkurang sehingga produktifitas kerja bertambah. Beberapa hal yang bisa menyebabkan stres seperti macet di jalan, mengejar absen/apel, lingkungan kerja yang tidak nyaman dan lain sebagainya dapat dihindari. Tingkat stres yang menurun membuat kepuasan bekerja semakin meningkat. Ketika pegawai mampu menyelesaikan pekerjaan lebih baik dan lebih cepat, tentu ini akan meningkatkan kepuasan kerja.

Akan tetapi, semua kelebihan yang dihadirkan dari WFH hanya dapat diperoleh ketika semua skenario dapat dijalankan optimal. Meskipun tampaknya nyaman, bekerja di rumah tidak semudah yang dibayangkan. Banyak titik celah yang dapat mengganggu tercapaikan kualitas dari WFH jika tidak terkelola dengan tepat.

Inti dari WFH adalah meniadakan kehadiran secara fisik dengan tetap tercapainya target dan beban kerja pegawai. Tanpa harus hadir secara fisik di tempat kerja, target dan beban kerja tetap dapat terselesaikan secara optimal. Sehingga, tidak ada penurunan kualitas pelayanan yang diberikan organisasi, yang ada hanyalah pengelolaan ritme maupun proses kerja baru. Dari konsepsi ini, terdapat dua hal utama yang  harus ada dalam pelaksanaan WFH. Pertama, adanya komitmen dalam pengaturan proses kerja baru, dan yang kedua adalah tetap beroparesinya layanan organisasi.

Komitmen pengaturan proses kerja baru merujuk pada upaya mengatur mekanisme kerja baru yang relevan dengan pola kerja jarak jauh. Organisasi perlu menetapkan sistem kerja yang kompatibel dengan proses kerja nir-office, sistem yang tetap mampu mengakomodir kebutuhan akan proses komunikasi, transfer data, dan manajemen pengambilan keputusan meskipun dijalankan tanpa tatap muka.

Pada era sekarang ini banyak sekali ditemukan teknologi jarak jauh yang dapat mengakomodir kebutuhan komunikasi secara kelompok. Pada taraf ini, tingkat kemungkinan dalam pengaturan proses kerja sangat mudah untuk dijalankan. Konkretnya, tinggal cari saja aplikasi yang sesuai dan praktekkan. Pada pengaturan kinerja pegawai, saat ini juga banyak digunakan aplikasi untuk memantau capaian kinerja pegawai baik secara harian, mingguan, maupun bulanan.

Pun demikian soal absensi, banyak media absensi yang sudah terintegrasi dengan sistem informasi kepegawaian yang dijalankan instansi. Artinya, pada aspek proses bisnis kehadiran WFH sangat mungkin untuk dijalankan pada lingkup instansi pemerintah. Apakah cukup sampai disini? Ternyata tidak. Ada aspek lain yang menjadi tantangan dalam penerapan WFH di instansi pemerintah dan ini menjadi hal laten.

Komitmen dalam pengaturan proses kerja tidak cukup hanya dengan menyediakan media yang kompatibel, kerapian absensi, maupun capaian kinerja “nisbi” pegawai. Hal ini juga perlu didukung dengan tolok ukur mengenai produktivitas pegawai. Kita tidak sedang berdiskusi mengenai produktivitas pegawai pada lini swasta maupun badan usaha milik negara. Ini adalah dunia birokrasi, dunia pelayan pemerintah yang dari dulu hingga saat sekarang masih memiliki tantangan dalam produktivitas maupun efektivitas kerja. Pertanyaan umum yang mungkin dilontarkan publik adalah “Saat kerja di kantor aja masih belum tentu produktif, gimana kalau kerja dari rumah?”.

Oleh karena itu, untuk memutus mata rantai asumsi ini, dalam pelaksanaan WFH instansi pemerintah wajib menyiapkan instrumen-instrumen yang dibutuhkan untuk memastikan pegawai dapat produktif dan berkinerja optimal selama bekerja di rumah. Meskipun WFH, para pegawai tetap dapat menjalankan beban tugasnya secara optimal syukur-syukur dapat berkinerja lebih karena dapat bekerja dengan nyaman di rumah. Jangan sampai, dengan WFH ini pegawai memanfaatkan situasi untuk santai dan bermalas-malasan, atau menjadi tidak fokus karena terlena dengan kondisi di rumah. Inilah tantangan awal dalam implementasi WFH di lembaga pemerintah. WFH bukan diartikan sebagai zona bebas. Sebaliknya, melalui kerja dari rumah harus dicapai produktivitas yang lebih baik karena pegawai telah diberikan kesejahteraan tambahan berupa kefleksibilitasan dalam bekerja.

Untuk mencapai ke arah sana, langkah pertama yang mutlak dilakukan ialah dengan memastikan adanya pembagian tugas dan bebas kerja yang terdisposisi secara tepat. Masing-masing pegawai yang menjalankan WFH telah memiliki beban maupun kontrak kerja nyata dan terukur sehingga dapat menjadi orientasi kerja selama WFH. Disinilah peran dari atasan langsung yang seharusnya secara rigid dapat mengatur distribusi pekerjaan yang wajib dikerjakan pegawai dari rumah, serta mengatur kesepakatan kapan tugas tersebut harus diselesaikan.

Jadi, kontrak kerja seharusnya bersifat work load (beban kerja) nyata, bukan hanya sekedar kontrak untuk mengisi absensi maupun menyusun laporan harian yang sifatnya cenderung informatif, bukan substantif. Dengan skenario target kerja, masing-masing pegawai akan mengetahui apa yang harus dikerjaan serta kapan tugas tersebut harus diselesaikan. Ada orientasi kerja yang melekat bagi setiap pegawai, ada target yang harus diselesaikan, serta mengetahui bagaimana cara tugas tersebut diselesaikan dan diajukan ke atasan.

Setelah pembagian kerja dan sistem pelaporan disepakati, maka langkah berikutnya adalah proses monitoring yang dilakukan oleh atasan langsung. Tantangannya, monitoring kerja saat WFH lebih sulit daripada saat kerja di kantor. Dibutuhkan sistem dan proses komunikasi yang efektif oleh atasan langsung sehingga tidak hanya mampu mengetahui apa yang sesungguhnya dikerjaan bawahannya di rumah melainkan juga mendorongnya untuk lebih produktif dan berkinerja.

Tantangan lain bisa saja muncul pada aspek yang sifatnya pribadi pegawai. Tidak setiap pekerjaan yang dilakukan dari rumah bisa berjalan dengan mulus. Banyak sekali gangguan terutama dari anak, keluarga, maupun lingkungan yang kadang kala tidak mendukung proses kerja remote. Terkait hal ini, dibutuhkan manajemen diri serta kemampuan mengatur keluarga dan lingkungan secara efektif. Sehingga, WFH pada instansi pemerintah tidak dapat dilihat hanya dari aspek teknologi semata, harus juga lihat aspek produktivitasnya. Untuk mencapai hal ini, tidak ada salahnya menengok pola WFH yang sudah dijalankan di beberapa organisasi swasta multi nasional, pasti akan banyak ide yang bisa digali disana.

Penutup
WFH bukan berarti masuk kedalam kondisi santai apalagi peluang untuk bermalas-malasan. WFH didesain untuk meningkatkan kinerja organisasi aligus memberikan kesejahteraan secara tidak langsung kepada pegawai. Kunci dalam pelaksanaan WFH terletak pada komitmen dari organisasi maupun pegawai. Organisasi menyediakan sistem/media informasi serta kontrol atas pelaksanaan tugas yang bersifat remote, atasan langsung memberikan beban tugas yang jelas dan terukur dalam periode tertentu serta mengontrolnya, pegawai melakukan manajemen diri untuk berkomitmen sesuai target yang dibebankan. Tanpa adanya beban tugas yang jelas, WFH hanya akan menjadi jargon semata. Adapun mengenai teknologi informasi hanyalah sebagai aspek pendukung untuk kelancaran proses bisnis semata.
 
 
 
Ditulis Oleh: Ridlowi, S.Sos, MA





Berita Terkait